1. LETTERHEAD
Bagian yang letaknya paling atas dari sebuah surat yang yang biasa disebut kepala surat. Didalamnya terdapat sejumlah informasi tentang si pengirim, seperti alamat perusahaan, nomor telepon, nomor, web, e-mail ataupun logo perusahaan.
2. DATE
Bagian ini menunjukkan kapan surat dibuat. Biasanya terletak disebelah kanan atas atau di sebelah kiri atas pada surat. Penempatannya tergantung dari gaya penulisan seperti :
- American style
Penulisan tanggal dalam gaya bahasa ini menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, tanggal, dan tahun.
Contoh : 11/18/08 atau seperti ini July - 18 – 09
- British style
tanggal pada gaya British sama seperti gaya penulisan tanggal dalam Bahasa Indonesia, yaitu menuliskan tanggal, kemudian menuliskan bulan dan tahun.
Contoh : 11 July, 2008
a. Untuk penulisan tanggal dalam gaya British dapat juga dituliskan dengan menambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, ..
b. Contoh : 1st of july, 2008
3. INSIDE ADDRESS
Berisi alamat yang akan dituju. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal. Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. yaitu ditulis disampul surat. dan yang ditulis pada lembar kertas surat. Dalam penulisan Alamat yang ditulis pada sampul surat biasanya harus lengkap.
4. REFERENCES
Digunakan sebagai perihal, pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima. Biasanya tulisan diberi garis bawah.
Contoh :
- With reference to your advertisement in Kidoest News, 2nd July, 2000.
- Your Ref: KPS/D5, Our Ref: Con/17/3
Biasanya reference ditulis setelah penulisan inside address dan sebelum subjek.
5. SUBJECT
bagian ini berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang hal dalam surat.
Ada beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a. Hal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
b. Subjek ditempatkan diatas dari Salutation
c. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
d. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena Hal bukan kalimat
e. Perihal merupakan baris subjek tidak benar-benar diperlukan. Untuk penempatan subjek dapat dibedakan kedalam dua penempatan, yakni :
- Inggris Amerika, yang cara penempatannya diatas Salutation
- Inggris British, yang cara penempatannya dibawah Salutation.
6. SALUTATION
Bagian ini merupakan salam pembuka atau salam hormat. Untuk salam pembuka jika jenis kelaminnya belum diketahui dapat ditulis dengan cara menulis "Dear Sir" atau "Dear Madam", namun jika sudah diketahui nama dan jenis kelaminnya dapat ditulis "Dear Mr. Sony".
a. British Style
- Dear Sir, Jika yang menerima laki-laki
- Dear Madam, Jika yang menerima perempuan
- Dear Sir / Madam, Jika yang menerima belum diketahui jenis kelaminnya
Pada British style tidak diijinkan menggunakan tanda baca dalam penulisan salam pembuka, selain menggunakan tanda baca koma.
b. American Style
- Gentlemen, Jika yang menerima laki-laki
- Ladies, Jika yang menerima perempuan
- Ladies and Gentlemen, Jika yang menerima tidak diketahui jenis kelaminnya
Pada Inggris Amerika, gunakan tanda baca "titik dua"
Contoh, Dear Mr. Andhika:
7. THE BODY of the letter
Bagian pesan dari surat, Pesan yang tertulis harus jelas dan membahas pokok permasalahan, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima dan tidak menggunakan bahasa dalam kehidupan sehari-hari.
8. COMPLIMENTARY CLOSE
Berupa salam penutup yang merupakan salah satu penghormatan dari pembuat surat. Berikan sebanyak 4 spasi baris untuk tanda tangan pembuat surat yang disertai dengan nama.
British English
- Jika nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Sincerely”
- Jika nama penerima surat tidak dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Faithfully”
- Jika salam penutup yang bersifat nonformal seperti best wishes, best regards, with warmest regards, kind regards.
American English
- Nama penerima surat pada salam pembuka dicantumkan atau tidak maka digunakan "Sincerely"
Contoh lain Complimentary Close:
- “Dear Sir” atau “Dear Madam” dikuti dengan “Yours faithfully,”
- “Dear Mr, Mrs. atau Miss” diikuti dengan “Yours sincerely,”
- Jika salam penutup yang bersifat nonformal seperti cordially yours, thank you, regards.
9. SIGNATURE
Merupakan suatu tanda tangan pembuat surat agar terlihat bahwa surat yang dibuat bersifat resmi atau penting. Contoh hormat dari tanda tangan beserta salam penutup
Contoh:
Sincerely,
Andhika Wira Wardhana
10. ENDCLOSURE
Penggunaan enclosure pada English Business Letter dapat dicantumkan ataupun tidak, sesuai adanya lampiran. Jika ada maka fungsi ini ditampilkan.
Format dari English Business Letter
1. Full Block Business Letter
Pada format ini bentuk surat berada pada rata kiri secara keseluruhan.
2. Modified Block Business Letter
Pada format ini bentuk surat pada letter head, date, complementary close, dan signature berada pada rata kiri.
3. Semi Block Business Letter
Pada format penulisan surat ini bentuk surat pada letter head, date, complementary close dan signaturenya berada pada rata tengah surat. Kemudian bagian yang lainnya berada pada rata kiri pada setiap awal paragraph.
4. Indented Block Business Letter
Surat ini pada letter head, complementary close, dan signature berada di tengah surat. Sedangkan pada date berada di posisi rata kanan.
Kid -oest News dari berbagai sumber :
BUSINESS LETTER WRITING GUIDE OR TUTORIAL
SAVVY BUSINESS CORRESPONDENCE
